La solution pour sa base de connaissance : Evernote

J’ai longtemps cherché une solution de base de connaissance, et je suis content d’avoir finalement convergé vers LA solution qui conviennent parfaitement à mon utilisation. Et comme je n’ai pas de besoins si particuliers, je suis sûr que partager cette solution ne pourra qu’être utile.

Commençons par le plus important : quelles solutions j’ai testées avant d’aboutir ?

Solutions testées

Je suis sûr qu’une liste exhaustive des solutions que j’ai essayées sera plus utile qu’une description d’un cahier des charges complets des besoins à couvrir. Si vous en avez déjà essayé certaines, quelle chance vous avez ! Continuez à lire, je vais vous faire gagner quelques années d’avance et de certaines pertes de données. Si vous les avez déjà toutes essayées, vous pouvez continuer à lire, mais nous savons tous les deux que vous avez déjà choisi la même solution que celle que je propose aujourd’hui ! Voici la liste :

– Mendeley Desktop
– Installation d’un Mediawiki sur une clef USB via un serveur LAMP
– Microsoft One Note
– Encore une installation de Mediawiki sur une machine windows « remote » via Weezo
– XMind, Freemind (« Ne confondons pas tout, le mind mapping sert un tout autre but et bla bla bla! » Que nenni, c’est tout pareil !))
– Installation (argh !!) de Mediawiki sur une machine virtuelle Linux accessible via ouverture des ports du routeur

Et finalement, aucune de ces solutions n’a été capable de résoudre cette simple question : Où est-ce que j’ai fichu ce satané document avec ce mot clé tellement différenciant ?!

Où est-ce que j’ai fichu ce satané document ?!

Quel que soit votre travail (recherche, ingénierie, enseignement, décideur, …) et vos besoins (stockage, sauvegarde, partage, organisation, …), quandon parle de base de connaissance (ou capitalisation), la plupart d’entre nous attendent une sorte de grosse boî-boîte où l’on peut mettre tout ses documents, éventuellement dans de plus petites boî-boîtes, et les retrouver à n’importe quel moment, n’importe où, aussi simplement que possible. Tandis que toutes les solutions existantes répondent au premier besoin, l’idée de la boî-boîte, elles ne répondent qu’à peine au dernier : aucune ne peut vous retourner vos pdf/docx/xlsx qui contiennent un mot ou une expression donnée.

Evernote le fait.

Evernote le fait.

Evernote, dans sa version gratuite, est capable de reconnaître les mots contenus dans vos notes, fichiers pdf et images (en utilisant la reconnaissance optique de caractères sur leurs serveurs). Et pour un abonnement raisonnable, il fait exactement la même chose pour les fichiers Microsoft Office ! Je pourrais m’arrêter là tellement cette fonctionnalité est épatante. C’est impossible à réaliser avec les autres logiciels qui considèrent les fichiers comme des pièces jointes et non pas comme des contenus à part entière. Pour être exact, c’est théoriquement possible avec Mediawiki, mais au prix de l’assemblage de différentes technologies tout ce qu’il y a de plus ergonomique (non merci !).

Et je n’ai pas parlé de ces petits plus:

– Evernote ne limite pas l’espace total disque occupé par vos notes (leur idée est de limiter l’upload de nouvelles notes, mais il peut être augmenté mois par mois si besoin
– Evernote permet de garder des notes non synchronisées avec le serveur, utile pour garder dans la même interface vos documents confidentiels
– Evernote a un joli client web, et des applications compatibles avec de nombreux smartphones/tablettes.

Dernier conseil, si vous voulez une solution complète avec seulement deux logiciels, choisissez aussi un éditeur PDF (Adobe ou autres). Avec seulement deux outils (Evernote + éditeur PDF), vous serez capable de trouver rapidement ce fameux papier, l’ouvrir en double cliquant depuis Evernote, le modifier, et le sauver. Il est alors automatiquement synchronisé. Elle est pas belle la vie ?

Maintenant, vous savez ce qu’il vous reste à faire : aller sur le site d’Evernote et installer le client. Ou vous pouvez utiliser ce lien de parrainage si vous avez trouvé cet article intéressant !

Photo credit: PJ KAPDostie, Wikimedia Commons

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